Urząd Miasta Łodzi BIP UMŁ


Telefon dla mieszkańców (Call Center) +48 (42) 638 44 44

Sporządzanie aktów stanu cywilnego w Rejestrze na podstawie zagranicznych dokumentów potwierdzających zdarzenia, mające miejsce za granicą

Opis Procedury

Sposób załatwienia sprawy

Umiejscowienie w rejestrze stanu cywilnego zdarzeń dotyczących urodzeń, małżeństw i zgonów, sporządzonych za granicą:

1. REJESTRACJA – np. Szwecja, Norwegia

  • urodzenia albo zgonu, które nastąpiły poza granicami RP i nie zostały tam zarejestrowane,
    urodzenia, małżeństwa albo zgonu, które nastąpiły poza granicami RP, jeżeli w państwie urodzenia, małżeństwa albo zgonu nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego.

2. TRANSKRYPCJA

  • urodzenia, małżeństwa albo zgonu – wierne i literalne przeniesienie treści dokumentu zagranicznego, będącego dowodem zdarzenia i jego rejestracji w zagranicznym US

3. ODTWORZENIE

  • zagraniczny dokument stanu cywilnego według prawa miejsca sporządzenia stanowi akt urodzenia, małżeństwa albo zgonu, a uzyskanie jego odpisu nie jest możliwe lub wiąże się z poważnymi trudnościami.

Podanie składa się do wybranego przez wnioskodawcę kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.

  • Wniosek może złożyć:
    • osoba, której akt dotyczy,
    • przedstawiciel ustawowy, osoby której akt dotyczy,
    • osoba posiadająca interes prawny,
    • osoba wykazująca interes faktyczny przy wpisaniu aktu zgonu.
  • Wniosek może złożyć obywatel polski oraz cudzoziemiec, jednak TRANSKRYPCJA zagranicznego aktu jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego posiada wcześniejsze akty stanu cywilnego sporządzone na terytorium RP i ubiega się o polski dokument tożsamości lub o nadanie nr PESEL.

Dokumenty zagraniczne mogą zawierać mniej danych niż wymagają tego przepisy prawa polskiego, dlatego istnieje możliwość dokonania (na wniosek stron) dodatkowo:

  • uzupełnienia
  • sprostowania

Generują się wówczas dodatkowe opłaty skarbowe, gdyż stawka za dokonanie czynności sprostowania lub uzupełnienia wynosi 39 zł, zgodnie z obowiązującą tabelą opłat skarbowych.

Informacje uzupełniające

  • Ocena indywidualna każdej sprawy może spowodować konieczność zebrania szerszego materiału.
  • Dokumenty zagraniczne dotyczące obywateli polskich mogą zawierać dane w pisowni odbiegającej od reguł pisowni polskiej, dlatego na WNIOSEK osoby, której akt dotyczy można DOSTOSOWAĆ pisownię, uwzględniając znaki diakrytyczne, odmianę przymiotnikową rodzaju męskiego i żeńskiego.
  • Jeżeli w zagranicznym akcie małżeństwa nie ma zapisu o nazwiskach małżonków noszonych po ślubie oraz nazwisk dzieci zrodzonych z małżeństwa to małżonkowie (obywatele polscy oraz cudzoziemcy) mogą złożyć takie oświadczenia wraz z wnioskiem o umiejscowienie zagranicznego aktu małżeństwa.
  • Podanie w zakresie nazwisk można składać:
    • wraz z wnioskiem lub w każdym czasie do protokołu przed Kierownikiem USC, który sporządza w rejestrze akt na podstawie dokumentu zagranicznego.

Miejsce załatwienia

Urząd Stanu Cywilnego w Departamencie Obsługi i Administracji
92-326 Łódź, al. Piłsudskiego 100

Opłaty

Opłata skarbowa wnoszona przy składaniu wniosku o TRANSKRYPCJĘ aktu zagranicznego – po dokonaniu czynności wydany zostaje odpis zupełny aktu 50 zł
Opłata skarbowa wnoszona przy składaniu wniosku o ODTWORZENIE aktu zagranicznego – po dokonaniu czynności wydany zostaje odpis zupełny aktu 39 zł
Opłata skarbowa wnoszona przy składaniu wniosku o REJESTRACJĘ aktu zagranicznego – po dokonaniu czynności wydany zostaje odpis zupełny aktu 39 zł

Nr konta do wniesienia opłaty: 08 1560 0013 2025 0305 5133 0016

Dokumenty

Wymagane dokumenty

Podanie o sporządzenie w rejestrze stanu cywilnego aktu stanu cywilnego na podstawie dokumentów zagranicznych potwierdzających zdarzenie, mające miejsce za granicą.

Podanie składa się:

  • osobiście
  • korespondencyjnie
  • za pośrednictwem konsula ze wskazaniem wybranego kierownika USC:
    • w sprawie TRANSKRYPCJI i ODTWORZENIA aktów:
      • urodzeń
      • małżeństw
      • albo zgonów
    • w sprawie REJESTRACJI tylko w przypadku aktów:
      • urodzeń
      • zgonów
  • za pośrednictwem pełnomocnika (Opłata za pełnomocnictwo wynosi 17 zł, chyba że udzielone zostanie m.in. małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu (...), zgodnie z tabelą opłat skarbowych – część IV załącznik do ustawy z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej).
  • elektronicznie - podania przesłanego w postaci elektronicznej (art.63§3a kpa)
    • opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym
    • przez ePUAP - elektroniczną skrzynkę podawczą UMŁ znajdującą się na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej ePUAP (UWAGA! Podanie złożone w formie elektronicznej bez dokumentów oryginalnych będzie zawierało braki formalne).
  • Oryginalny dokument zagraniczny
  • Urzędowe tłumaczenie dokumentu zagranicznego (w przypadku, gdy dokument nie jest wydany na druku wielojęzycznym)

Dokumenty w języku obcym przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez:

  • Tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości
  • Tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich UE lub EOG (Europejski Obszar Gospodarczy)
  • Konsula
  • Tłumacza w państwie przyjmującym, ale poświadczenia takiego dokumentu dokonuje konsul
  • Dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski
  • Konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium RP
  • Wniosek o sporządzenie aktu urodzenia
Szablon dokumentu
  • Wniosek o sporządzenie aktu małżeństwa
Szablon dokumentu
  • Wniosek o sporządzenie aktu zgonu
Szablon dokumentu
  • Wniosek o uzupełnienie aktu stanu cywilnego
Szablon dokumentu
  • Wniosek o sprostowanie aktu stanu cywilnego
Szablon dokumentu
  • Pełnomocnictwo do prowadzenia spraw
Szablon dokumentu
  • Potwierdzenie wniesienia opłaty

Pozostałe dokumenty

  • Informacja dotycząca ochrony danych osobowych
Szablon dokumentu

Podstawa prawna

Podstawa prawna

  • ustawa z 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 2064),
  • ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2016 r. poz. 23 ze zm.).

Tryb odwoławczy

Wojewoda Łódzki za pośrednictwem kierownika USC w przypadku decyzji odmownych.

Realizator

Jednostka

Urząd Miasta Łodzi

Komórka

Urząd Stanu Cywilnego

Telefon dla mieszkańców (Call Center) +48 (42) 638 44 44