Zameldować się na pobyt stały albo czasowy, bądź wymeldować się z pobytu stałego albo czasowego można w dowolnej lokalizacji Oddziału Ewidencji Ludności Wydziału Spraw Obywatelskich w Departamencie Organizacji Urzędu i Obsługi Mieszkańców

1. ul. Zachodnia 47, II piętro, okienka 1, 2.
2. al. Politechniki 32, I piętro, pok. 102.
3. ul. Krzemieniecka 2B, parter, stanowiska 1-4.
4. ul. Piotrkowska 153, parter, pok. 005.
5. al. Piłsudskiego 100, parter, stanowiska 8-10.
6. ul. Piotrkowska 110, parter, stanowiska nr 1 i 2.

Podstawą prawną są następujące akty:

• ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2019 r., poz. 1397 z późn. zm.),
• rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz. U. z 2017 r., poz. 2411),
• ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2019 r., poz. 1000 z późn. zm.).

Sama czynność meldunkowa nie podlega opłacie skarbowej. Podobnie jak zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały, które jest wydawane w wyniku dokonania czynności zameldowania na pobyt stały.

Opłacie skarbowej podlega zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt czasowy,, wymeldowaniu z pobytu stałego bądź czasowego, zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej oraz zgłoszenie powrotu z wyjazdu.

Opłata skarbowa za zaświadczenie wynosi 17,00 zł.

Z wnioskiem o wydanie zaświadczenia może wystąpić pełnomocnik. Należy wówczas uiścić opłatę skarbową za udzielone pełnomocnictwo w wysokości 17,00 zł.

Zwolnieniu z opłaty skarbowej podlega pełnomocnictwo udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu bądź rodzeństwu.

W dniu zgłoszenia pod warunkiem przedłożenia kompletu dokumentów i stawienia się w jednej z wybranych lokalizacji Oddziału Ewidencji Ludności Wydziału Spraw Obywatelskich w Departamencie Organizacji Urzędu i Obsługi Mieszkańców

1. ul. Zachodnia 47, II piętro, okienka 1, 2.
2. al. Politechniki 32, I piętro, pok. 102.
3. ul. Krzemieniecka 2B, parter, stanowiska 1-4.
4. ul. Piotrkowska 153, parter, pok. 005.
5. al. Piłsudskiego 100, parter, stanowiska 8-10.
6. ul. Piotrkowska 110, parter, stanowiska nr 1 i 2.

Czynności związane z zameldowaniem na pobyt stały lub czasowy, wymeldowaniem z miejsca pobytu stałego i czasowego, wyjazdem poza granice Rzeczypospolitej Polskiej na stałe lub na okres dłuży niż 6 miesięcy oraz zgłoszenie powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy mogą być dokonane w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na formularzu umożliwiającym wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego organu gminy, pod warunkiem otrzymania przez osobę urzędowego poświadczenia odbioru. Formularz ten uwierzytelniany jest przez zastosowanie kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. Formularze dostępne są na elektronicznej platformie usług administracji publicznej ePUAP – www.epuap.gov.pl

Wymeldowania z dotychczasowego miejsca pobytu stałego lub czasowego można dokonać równocześnie ze zgłoszeniem nowego miejsca pobytu, wskazując adres dotychczasowego miejsca pobytu, z którego ma nastąpić wymeldowanie. Czynności tych można dokonać w jednej z wybranych lokalizacji Oddziału Ewidencji Ludności.

• Wypełniony formularz „Zgłoszenie pobytu stałego”, dostępny w urzędzie, na stronie BIP Urzędu Miasta Łodzi lub sporządzony przez pracownika organu gminy w postaci wydruku z systemu teleinformatycznego, w obecności osoby dokonującej zgłoszenia. Osoba zgłaszająca pobyt potwierdza własnoręcznym podpisem dane zawarte w tak sporządzonym formularzu, a właściciel lub inny podmiot dysponujący tytułem prawnym do lokalu, fakt pobytu.
• Oryginał tytułu prawnego do lokalu, w którym ma nastąpić zameldowanie (np. umowa cywilno-prawna, wypis z księgi wieczystej, decyzja administracyjna lub orzeczenie sądu).
• Dowód osobisty lub paszport, a w przypadku dziecka, które nie posiada tego dokumentu odpis skrócony aktu urodzenia.
• W przypadku osób powracających z zagranicy: ważny polski paszport lub zaświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego (jeśli paszport jest nieważny)
• W przypadku dziecka niepełnoletniego, które ma być zameldowane w innym miejscu niż rodzice: dowód osobisty lub paszport, a w przypadku braku tego dokumentu odpis skrócony aktu urodzenia oraz pisemna zgoda rodziców (jeśli nie załączono postanowienia sądu).
• Jeżeli zameldowanie dokonuje się za pośrednictwem pełnomocnika - pełnomocnictwo udzielone w formie, której mowa w art.33 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U z 2020 r. poz. 256 z późn. zm.), po okazaniu do wglądu jego dowodu osobistego lub paszportu.

Dokumentem dziecka, który należy przedłożyć do dokonania czynności meldunkowych jest dowód osobisty, paszport lub odpis skrócony aktu urodzenia.

Jeżeli charakter pobytu osoby w lokalu zmienił się z czasowego na stały należy zgłosić się do jednej z wybranych lokalizacji Oddziału Ewidencji Ludności i dokonać zameldowania na pobyt stały. W tym celu wypełnia się formularz „Zgłoszenie pobytu stałego”, na którym dysponent lokalu winien potwierdzić fakt pobytu własnoręcznym podpisem. Należy również okazać do wglądu oryginał tytułu prawnego do lokalu.

Zameldowania się w miejscu pobytu stałego lub czasowego, wymeldowania się z pobytu stałego lub czasowego można dopełnić przez pełnomocnika, legitymującego się pełnomocnictwem udzielonym w formie, o której mowa w art. 33 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U z 2020 r. poz. 256 z późn. zm.), po okazaniu przez pełnomocnika do wglądu jego dowodu osobistego lub paszportu.

Osoba, która wyjeżdża poza granice RP na okres dłuższy niż 6 miesięcy, jest zobowiązana zgłosić swój wyjazd właściwemu organowi gminy przedstawiając dowód osobisty lub paszport oraz formularz „Zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej”. Zgłoszenia wyjazdu dokonuje się najpóźniej w dniu opuszczenia dotychczasowego miejsca pobytu. Zgłoszenia wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej można dopełnić przez pełnomocnika, legitymującego się pełnomocnictwem udzielonym w formie, o której mowa w art. 33 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U z 2020 r. poz. 256 z późn. zm.), po okazaniu przez pełnomocnika do wglądu jego dowodu osobistego lub paszportu oraz właściwego formularza Zgłoszenia wyjazdu można także dokonać w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na formularzu umożliwiającym wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego organu gminy, pod warunkiem otrzymania przez osobę urzędowego poświadczenia odbioru. Formularz składany jest przez zastosowanie kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP.

Wymagane dokumenty do zameldowania cudzoziemca na pobyt stały lub czasowy:

• Obywatel UE oraz państwa Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależącego do Unii Europejskiej lub państwa niebędącego stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, który może korzystać ze swobody przepływu osób na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi przedstawia:
• ważny dokument podróży lub inny ważny dokument potwierdzający jego tożsamość i obywatelstwo
• ważny dokument potwierdzający prawo stałego pobytu
• Członek jego rodziny niebędący obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej – ważny dokument podróży
• Ważną kartę stałego pobytu członka rodziny obywatela Unii Europejskiej albo ważną kartę pobytu członka rodziny obywatela Unii Europejskiej.
• Cudzoziemiec niebędący obywatelem UE przedstawia wizę a w przypadku gdy wjazd cudzoziemca nastąpił na podstawie umowy przewidującej zniesienie lub ograniczenie obowiązku posiadania wizy albo cudzoziemiec przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie art. 108 ust. 1 pkt 2 lub art. 206 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2020 r., poz. 35) lub na podstawie umieszczonego w dokumencie podróży odcisku stempla, który potwierdza złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej:
• dokument podróży
• tymczasowe zaświadczenie tożsamości cudzoziemca
• kartę pobytu
• dokument „zgoda na pobyt tolerowany” albo zezwolenie na pobyt czasowy,
• zezwolenie na pobyt stały
• zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej lub decyzję o nadaniu statusu uchodźcy w Rzeczypospolitej Polskiej, udzieleniu w Rzeczypospolitej Polskiej ochrony uzupełniającej, zgody na pobyt ze względów humanitarnych albo zgody na pobyt tolerowany.

Nie ma obowiązku wyrażania zgody na zameldowanie. Wymagane jest natomiast potwierdzenie faktu pobytu osoby meldującej się w lokalu dokonane na formularzu meldunkowym w formie czytelnego podpisu z oznaczeniem daty jego złożenia. Potwierdzenia pobytu dokonuje właściciel lub inny podmiot dysponujący tytułem prawnym do lokalu. Dokumentem potwierdzającym tytuł prawny do lokalu może być w szczególności umowa cywilno-prawna, wypis z księgi wieczystej, decyzja administracyjna lub orzeczenie sądu.

Osoba zamieszkująca pod danym adresem może złożyć podanie o zameldowanie oraz załączyć wypełniony formularz "Zgłoszenie pobytu stałego" lub "Zgłoszenie pobytu czasowego", Na wniosek strony prowadzone jest postępowanie administracyjne o zameldowanie, które kończy się wydaniem decyzji administracyjnej. Opłata skarbowa za wydanie decyzji administracyjnej wynosi 10,00 zł.

Z podaniem o zameldowanie może wystąpić osoba, która zamieszkuje w lokalu, w którym ma nastąpić zameldowanie lecz nie posiada tytułu prawnego do lokalu (np. umowy najmu, aktu notarialnego, odbioru technicznego budynku itp.). Na wniosek strony prowadzone jest postępowanie administracyjne o zameldowanie, które kończy się wydaniem decyzji administracyjnej. Opłata skarbowa za wydanie decyzji administracyjnej wynosi 10,00 zł.

Wymeldowanie osoby, która opuściła miejsce pobytu i nie dopełniła obowiązku wymeldowania się może nastąpić jedynie na podstawie decyzji administracyjnej po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego.
Opłata skarbowa za wydanie decyzji administracyjnej wynosi 10,00 zł.
Podanie o wymeldowanie może złożyć właściciel lokalu/budynku lub inny podmiot dysponujący tytułem prawnym do lokalu.
Wymagane dokumenty:

• Kopia tytułu prawnego do lokalu mieszkalnego -budynku (oryginał do wglądu)
• Dowód wpłaty opłaty skarbowej
• Inne dokumenty mające wpływ na rozstrzygnięcie sprawy (np.wyrok eksmisyjny, protokół z wykonania czynności komorniczych itp.)
• Dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa, gdy stronę reprezentuje pełnomocnik.
• Opłata w wysokości 17,00 zł jest uiszczana przez pełnomocnika działającego w imieniu wnioskodawcy za złożony dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii. Zwolnieniu od opłaty skarbowej podlega dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa jeżeli zostało ono udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

Uchylenie czynności materialno-technicznej zameldowania może dotyczyć osoby, która w dacie zameldowania nie zamieszkiwała pod wskazanym adresem. Uchylenie może nastąpić jedynie poprzez wydanie decyzji administracyjnej po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego.
Podanie o uchylenie czynności materialno-technicznej zameldowania może złożyć właściciel lokalu/budynku lub inny podmiot dysponujący tytułem prawnym do lokalu.
Opłata skarbowa za wydanie decyzji administracyjnej wynosi 10,00 zł.
Wymagane dokumenty:

• Podanie o uchylenie czynności materialno-technicznej zameldowania
• Kopia tytułu prawnego do lokalu mieszkalnego - budynku (oryginał do wglądu)
• Dowód wpłaty opłaty skarbowej
• Inne dokumenty mające wpływ na rozstrzygnięcie sprawy
• Dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa, gdy stronę reprezentuje pełnomocnik.
• Opłata w wysokości 17,00 zł jest uiszczana przez pełnomocnika działającego w imieniu wnioskodawcy za złożony dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii. Zwolnieniu od opłaty skarbowej podlega dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa jeżeli zostało ono udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

Zaświadczenie jest wydawane na wniosek osoby, której dane dotyczą.
Dopuszcza się wydanie zaświadczenia innej osobie, ale musi ona posiadać pełnomocnictwo do pobrania takiego zaświadczenia.
Właściciel/zarządca budynku może otrzymać w formie zaświadczenia tylko informacje o ilości zameldowanych osób.

Wydanie zaświadczenia następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od daty złożenia wymaganych dokumentów.

Opłata skarbowa za wydanie zaświadczenia wynosi 17,00 zł. Jeżeli w imieniu wnioskodawcy działa pełnomocnik za złożony dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii pobiera się również opłatę skarbową w wysokości 17,00 zł. Opłata jest uiszczana przez pełnomocnika działającego w imieniu wnioskodawcy. Zwolnieniu od opłaty skarbowej podlega dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa, jeżeli zostało ono udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

Osobie, której dane są gromadzone w rejestrze PESEL i rejestrze mieszkańców, nadaje się numer identyfikacyjny Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (dalej zwany PESEL). Numer ten nadawany jest przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych. O nadanie numeru PESEL z urzędu występują odpowiednio:

1. kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia – w stosunku do dzieci zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz cudzoziemców zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, urodzonych na terytorium RP.
2. organ gminy właściwy do zameldowania na pobyt stały albo pobyt czasowy – w stosunku do obywateli polskich zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, cudzoziemców zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i członków rodziny cudzoziemców zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w związku z uzyskaniem statusu uchodźcy lub uzyskaniem ochrony uzupełniającej.
3. organ wydający polski dokument tożsamości – w stosunku do obywateli polskich zamieszkujących poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w związku z ubieganiem się o polski dokument tożsamości.
4. organ gminy właściwy dla dzielnicy dla dzielnicy Śródmieście Miasta stołecznego Warszawy – w stosunku do osób, dla których nie można ustalić organu właściwego w sposób wskazany w punktach 1-3.

W rejestrze PESEL mogą być również gromadzone dane osób obowiązanych na podstawie odrębnych przepisów do posiadania numeru PESEL. Organem właściwym do przyjęcia wniosku o nadanie numeru PESEL od tych osób jest organ gminy właściwy do zameldowania na pobyt stały albo na pobyt czasowy, a w przypadku braku miejsca zameldowania na pobyt stały albo na pobyt czasowy , organ gminy właściwy dla siedziby pracodawcy. W razie niemożności ustalenia właściwego organu gminy – organ gminy właściwy dla dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy.

Wnioskodawca okazuje dokument podróży lub inny dokument potwierdzający jego tożsamość. Wniosek o nadanie numeru PESEL musi zawierać wskazanie podstawy prawnej.

Jeżeli wniosek nie będzie spełniał wymogów, o których mowa wyżej, wnioskodawca będzie wezwany do usunięcia braków w terminie 7 dni z pouczeniem, że ich nieusunięcie spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania. 

W celu ustalenia organu właściwego do nadania numeru PESEL należy dołączyć do wniosku dokument wskazujący na siedzibę pracodawcy.

Przy zameldowaniu numer PESEL nadawany jest z urzędu, bez konieczności składania odrębnego wniosku o nadanie numeru PESEL.

Dane osobowo-adresowe udostępniane są z rejestru PESEL oraz rejestru mieszkańców, jeżeli:

• dane te są niezbędne do realizacji ustawowych zadań danego organu czy instytucji,
• wnioskodawca wykaże interes prawny w pozyskaniu danych (np. przedstawi wezwanie z sądu, bądź z organu administracji publicznej),
• uwiarygodni interes faktyczny w otrzymaniu danych i za zgodą osób, których dane dotyczą.

Wnioskodawcą może być osoba fizyczna, osoba prawna, a także jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. Wniosek może zostać złożony w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Dane są przekazywane wnioskodawcy w zależności od żądania wnioskodawcy formie pisemnej lub dokumentu elektronicznego. Udostępnione dane mogą być wykorzystane tylko i wyłącznie w celu wskazanym we wniosku.
Uzyskiwanie danych może wynikać z interesu faktycznego lub prawnego.
W przypadku powoływania się na interes prawny wnioskodawca jest zobowiązany wskazać przepis prawa materialnego, na podstawie którego jest uprawniony do żądania udostępnienia danych osobowych innej osoby i załączyć dokumenty potwierdzające ten interes. Przykładowe sytuacje wskazujące na posiadanie interesu prawnego to: przysługujące wierzytelności, wezwanie z sądu.
W przypadku powoływania się na interes faktyczny organ gminy udostępnia dane osobom i podmiotom, jeżeli uwiarygodnią one interes w otrzymaniu tych danych i za zgodą osób, których dane dotyczą. W takim przypadku organ administracji publicznej prowadzi postępowanie administracyjne. W przypadku braku zgody na udostępnienie danych Prezydent Miasta Łodzi wydaje decyzję administracyjną o odmowie udostępnienia danych. Od decyzji służy odwołanie do organu II instancji – Wojewody Łódzkiego.
Opłata za udostępnienie danych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL wynosi 31,00 zł.

Organ dokonujący zameldowania osoby na pobyt czasowy wydaje osobie, na jej wniosek, zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt czasowy. Zaświadczenie podlega opłacie skarbowej w wysokości 17,00 zł. Zaświadczenie jest ważne do upływu terminu zameldowania.

W formie dokumentu elektronicznego można dokonać zameldowania na pobyt stały lub czasowy, wymeldowania z miejsca pobytu stałego lub czasowego, a także zgłoszenia wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej oraz powrotu z wyjazdu.