Urząd Miasta Łodzi BIP UMŁ

Telefon dla mieszkańców (Call Center): +48 (42) 638 44 44

Udostępnianie akt przechowywanych w Archiwum Zakładowym do celów służbowych

Powiązane procedury

Opis Procedury

Sposób załatwienia sprawy

Udostępnianie oraz wydawanie uwierzytelnionych kserokopii dokumentów bądź odpisów akt na wniosek zainteresowanego, zawierający:

  • datę,
  • nazwę wnioskującego,
  • wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:
    • informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,
    • dat skrajnych dokumentacji,
    • informację o sposobie udostępnienia,
    • imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie,
    • cel udostępnienia oraz uzasadnienie.

Osoba ubiegająca się o udostępnienie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych musi posiadać zaświadczenie wystawione przez właściwą uczelnię lub instytucję naukowo-badawczą nadzorującą prowadzenie poszukiwań naukowych.
Udostępnianie dokumentacji dla innych celów może nastąpić jedynie w przypadkach uzasadnionych indywidualnymi potrzebami osoby ubiegającej się o jej udostępnienie.
Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza urzędu jest wymagane zezwolenie Prezydenta Miasta Łodzi bądź Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora Wydziału Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami w Departamencie Polityki Społecznej lub Kierownika Archiwum Zakładowego w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami.
Zgodę na udostępnienie dokumentacji dla celów służbowych wyraża kierownik komórki organizacyjnej urzędu, z której dokumentacja pochodzi na podstawie kart udostępnienia akt lub wniosku.

Zgodę na udostępnienie dokumentacji zlikwidowanej komórki organizacyjnej urzędu wyraża kierownik komórki organizacyjnej urzędu, która przejęła jej zadania lub w przypadku jeśli takiej komórki organizacyjnej nie można ustalić Dyrektor lub Zastępca Dyrektora Wydziału Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami w Departamencie Polityki Społecznej lub Kierownika Archiwum Zakładowego w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami.

Korzystający z zasobów archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej dokumentacji i zwrot w uzgodnionym z pracownikiem archiwum terminie.
Wypożyczone akta należy oddać do archiwum w stanie nieuszkodzonym. Zabrania się pracownikom komórek organizacyjnych urzędu, którym udostępniono akta przekazywania ich pracownikom innych komórek organizacyjnych urzędu oraz rozsznurowywania akt, wyrywania akt i robienia notatek na teczce itp.
W przypadku nieoddania dokumentacji w wyznaczonym terminie, pracownik archiwum zakładowego informuje o tym fakcie kierownika komórki organizacyjnej urzędu, której pracownik korzystał z akt.

Pracownik archiwum zakładowego – w obecności osoby dokonującej zwrotu – potwierdza odbiór dokumentacji na karcie udostępnienia po sprawdzeniu, czy wypożyczona dokumentacja zwracana jest w całości. Rozwiązanie umowy o pracę obliguje pracownika do zwrotu wypożyczonej z Archiwum Zakładowego dokumentacji. W przypadku nieoddania dokumentacji do archiwum z uwagi na potrzebę zatrzymania jej w komórce organizacyjnej, pracownik któremu wypożyczono dokumentację sporządza protokół, który zawiera:

  • sygnaturę archiwalną wypożyczonych akt
  • wskazanie pracownika odpowiedzialnego za zwrot akt
  • wyjaśnienie nieoddania akt
  • podpis pracownika, który wypożyczył akta i pracownika, który został zobowiązany do zwrotu akt do archiwum
  • podpis kierownika komórki organizacyjnej urzędu, który wyraził zgodę na wypożyczenie akt.

Termin i miejsce załatwienia

Termin realizacji

14 dni

Miejsce załatwienia

Udostępnienie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniach biurowych Archiwum Zakładowego pod nadzorem kierownika archiwum lub wyznaczonego przez niego pracownika:

Łódź ul. Urzędnicza 45, I piętro, pok. 109 lub pok. 114
Łódź, Al. Politechniki 32, I piętro,pok.105
Łódź, Al. Piłsudskiego 100, I piętro, pok. 28
Łódź, ul. Piotrkowska 153, pałacyk
Łódź, ul. Zachodnia 47 parter, pok. 25
Łódź, ul. Krzemieniecka 2 B I piętro, pok. 100

Korzystający z zasobów archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za udostępnioną dokumentację.

Opłaty

Brak

Dokumenty

Wymagane dokumenty

  • Karta udostępnienia akt
Szablon dokumentu

Pozostałe dokumenty

  • Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych
Szablon dokumentu

Podstawa prawna

Podstawa prawna

  • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 Nr 14, poz.67),
  • ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 i 1669),
  • rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1),
  • zarządzenie Nr 525/VIII/19 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 lutego 2019 roku w sprawie upoważnienia pracowników Wydziału Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami w Departamencie Polityki Społecznej i Zieleni Urzędu Miasta Łodzi w zakresie udostępniania dokumentacji przechowywanej w Archiwum Zakładowym,
  • ustawa z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej (Dz. U. 2018 r. poz.1044),
  • ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. 2018 poz.1270),
  • zarządzenie Nr 4/VIII/18 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 22 listopada 2018 r. zmieniające zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Łodzi.

Tryb odwoławczy

Brak

Realizator

Jednostka

Urząd Miasta Łodzi

Komórka

Wydział Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami

Telefon dla mieszkańców (Call Center): +48 (42) 638 44 44


Informację wprowadził(a): Jagusiak Bogusława (19.02.2019 13:06)

Informację zmodyfikował(a): Jagusiak Bogusława (12.11.2019 16:28)