Urząd Miasta Łodzi BIP UMŁ

Telefon dla mieszkańców (Call Center) +48 (42) 638 44 44

Udostępnianie oraz wydawanie uwierzytelnionych kserokopii dokumentów bądź odpisów osobom spoza urzędu

Powiązane procedury

Opis Procedury

Sposób załatwienia sprawy

Udostępnianie oraz wydawanie uwierzytelnionych kserokopii dokumentów bądź odpisów akt na wniosek zainteresowanego, zawierający:

  • datę,

  • nazwę wnioskującego,

  • wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:

    • informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,

    • dat skrajnych dokumentacji,

    • informację o sposobie udostępnienia,

    • imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie,

    • cel udostępnienia oraz uzasadnienie.

Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza urzędu jest wymagane zezwolenie Prezydenta Miasta Łodzi bądź Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora Wydziału Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami w Departamencie Polityki Społecznej i Zieleni lub Kierownika Archiwum Zakładowego w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami.

Osoba ubiegająca się o udostępnienie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych musi posiadać zaświadczenie wystawione przez właściwą uczelnię lub instytucję naukowo-badawczą nadzorującą prowadzenie poszukiwań naukowych.

Udostępnianie dokumentacji dla innych celów może nastąpić jedynie w przypadkach uzasadnionych indywidualnymi potrzebami osoby ubiegającej się o jej udostępnienie.

Informacje uzupełniające

Wniosek należy złożyć w Sekretariacie Wydziału Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami UMŁ ul. Piotrkowska 104 p. 151 lub w Archiwum Zakładowym w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami ul. Urzędnicza 45 p. 109.

Odpis lub uwierzytelnioną kserokopię dokumentu, podpisuje Kierownik Archiwum Zakładowego lub osoba upoważniona przez Prezydenta Miasta Łodzi (Łódź ul. Urzędnicza 45, Al. Piłsudskiego 100).

Termin i miejsce załatwienia

Termin realizacji

5 dni

Miejsce załatwienia

Udostępnienie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniach biurowych Archiwum Zakładowego pod nadzorem kierownika archiwum lub wyznaczonego przez niego pracownika:

Łódź ul. Urzędnicza 45, I piętro, pok. 109 lub pok. 114
Łódź, Al. Politechniki 32, I piętro, pok.105
Łódź, Al. Piłsudskiego 100, piętro I, pok. 28
Łódź, ul. Piotrkowska 153, pałacyk
Łódź, ul. Zachodnia 47, parter, pok. 25
Łódź, ul. Krzemieniecka 2 B, I piętro, pok. 100
Korzystający z zasobów archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za udostępnioną dokumentację.

Opłaty

Opłata skarbowa od poświadczenia zgodności duplikatu, odpisu, wyciągu, wypisu lub kopii dokonanych przez organy administracji samorządowej 5 zł od każdej pełnej lub zaczętej stronicy z zastrzeżeniem wynikającym z art. 2.

nr konta bankowego do opłaty skarbowej:

Urzędu Miasta Łodzi Wydział Finansowy
GETIN NOBLE BANK S.A. W ŁODZI nr 08 1560 0013 2025 0305 5133 0016
z dopiskiem:
„Za wydanie dokumentów z Archiwum Zakładowego”

Dokumenty

Wymagane dokumenty

  • Wniosek o udostępnienie lub wydanie poświadczonego za zgodność odpisu, wyciągu, duplikatu lub kopii dokumentu
Szablon dokumentu
Formularz

Pozostałe dokumenty

  • Informacja dotycząca ochrony danych osobowych
Szablon dokumentu

Podstawa prawna

Podstawa prawna

  • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 Nr 14, poz.67),
  • ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 i 1669),
  • rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1),
  • zarządzenie Nr 525/VIII/19 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 lutego 2019 roku w sprawie upoważnienia pracowników Wydziału Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami w Departamencie Polityki Społecznej i Zieleni Urzędu Miasta Łodzi w zakresie udostępniania dokumentacji przechowywanej w Archiwum Zakładowym,
  • ustawa z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej (Dz. U. 2018 r. poz.1044),
  • ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. 2018 poz.1270),
  • zarządzenie Nr 4/VIII/18 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 22 listopada 2018 r. zmieniające zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Łodzi.

Tryb odwoławczy

Brak

Realizator

Jednostka

Urząd Miasta Łodzi

Komórka

Wydział Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami

Telefon dla mieszkańców (Call Center) +48 (42) 638 44 44