Urząd Miasta Łodzi BIP UMŁ

Telefon dla mieszkańców (Call Center): +48 (42) 638 44 44

Udostępnianie akt przechowywanych w Archiwum Zakładowym do celów służbowych

Powiązane procedury

Opis Procedury

Sposób załatwienia sprawy

Udostępnianie oraz wydawanie uwierzytelnionych kserokopii dokumentów bądź odpisów akt na wniosek zainteresowanego, zawierający:

  • datę,
  • nazwę wnioskującego,
  • wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:
    • informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,
    • dat skrajnych dokumentacji,
    • informację o sposobie udostępnienia,
    • imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie,
    • cel udostępnienia oraz uzasadnienie.


Zgodę na udostępnienie dokumentacji dla celów służbowych wyraża kierownik komórki organizacyjnej urzędu, z której dokumentacja pochodzi na podstawie kart udostępnienia akt lub wniosku.

Zgodę na udostępnienie dokumentacji zlikwidowanej komórki organizacyjnej urzędu wyraża kierownik komórki organizacyjnej urzędu, która przejęła jej zadania lub w przypadku jeśli takiej komórki organizacyjnej nie można ustalić Dyrektor lub Zastępca Dyrektora Wydziału Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami lub Kierownika Archiwum Zakładowego w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami.

Korzystający z zasobów archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej dokumentacji i zwrot w uzgodnionym z pracownikiem archiwum terminie.
Wypożyczone akta należy oddać do archiwum w stanie nieuszkodzonym. Zabrania się pracownikom komórek organizacyjnych urzędu, którym udostępniono akta przekazywania ich pracownikom innych komórek organizacyjnych urzędu oraz rozsznurowywania akt, wyrywania akt i robienia notatek na teczce itp.
W przypadku nieoddania dokumentacji w wyznaczonym terminie, pracownik archiwum zakładowego informuje o tym fakcie kierownika komórki organizacyjnej urzędu, której pracownik korzystał z akt.

Pracownik archiwum zakładowego – w obecności osoby dokonującej zwrotu – potwierdza odbiór dokumentacji na karcie udostępnienia po sprawdzeniu, czy wypożyczona dokumentacja zwracana jest w całości. Rozwiązanie umowy o pracę obliguje pracownika do zwrotu wypożyczonej z Archiwum Zakładowego dokumentacji. W przypadku nieoddania dokumentacji do archiwum z uwagi na potrzebę zatrzymania jej w komórce organizacyjnej, pracownik któremu wypożyczono dokumentację sporządza protokół, który zawiera:

  • sygnaturę archiwalną wypożyczonych akt
  • wskazanie pracownika odpowiedzialnego za zwrot akt
  • wyjaśnienie nieoddania akt
  • podpis pracownika, który wypożyczył akta i pracownika, który został zobowiązany do zwrotu akt do archiwum
  • podpis kierownika komórki organizacyjnej urzędu, który wyraził zgodę na wypożyczenie akt.

Termin i miejsce załatwienia

Termin realizacji

14 dni

Miejsce załatwienia

Udostępnienie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniach biurowych Archiwum Zakładowego pod nadzorem kierownika archiwum lub wyznaczonego przez niego pracownika:

Łódź ul. Urzędnicza 45, I piętro, pok. 109 lub pok. 114
Łódź, Al. Politechniki 32, I piętro,pok.105
Łódź, Al. Piłsudskiego 100, I piętro, pok. 28
Łódź, ul. Piotrkowska 153, pałacyk
Łódź, ul. Zachodnia 47 parter, pok. 25
Łódź, ul. Krzemieniecka 2 B I piętro, pok. 100

Korzystający z zasobów archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za udostępnioną dokumentację.

Opłaty

Brak

Dokumenty

Wymagane dokumenty

  • Karta udostępnienia akt
Szablon dokumentu

Pozostałe dokumenty

  • Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych
Szablon dokumentu

Podstawa prawna

Podstawa prawna

  • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 Nr 14, poz.67)
  • ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164)
  • rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 z późn. zm. Dz.Urz. UE L 127 z dnia 23.05.2018, str. 2)
  • zarządzenie Nr 3417/VIII/20 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 28 lutego 2020 roku w sprawie upoważnienia pracowników Wydziału Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami w Departamencie Organizacji Urzędu i Obsługi Mieszkańców Urzędu Miasta Łodzi w zakresie udostępniania dokumentacji przechowywanej w Archiwum Zakładowym
  • ustawa z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej (Dz. U. 2019 r. poz.1000)
  • zarządzenie Nr 637/VIII/19 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 27 lutego 2019 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Łodzi (z późn. zm.)

Tryb odwoławczy

Brak

Realizator

Jednostka

Urząd Miasta Łodzi

Komórka

Wydział Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami

Telefon dla mieszkańców (Call Center): +48 (42) 638 44 44