Jeśli posiadasz informacje o potencjalnych naruszeniach prawa w Urzędzie Miasta Łodzi i miejskich jednostkach organizacyjnych dotyczących następujących dziedzin:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16;

zawiadom Pełnomocnika ds. Osób Zgłaszających Naruszenia Prawa wybranym sposobem:

1. Drogą listową w formie przesyłki skierowanej na adres Urzędu: ul. Piotrkowska 113, 90-430 Łódź, Biuro Audytu Wewnętrznego i Kontroli w Departamencie Prezydenta lub zapieczętowanej przesyłki złożonej bezpośrednio w Sekretariacie Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli w Departamencie Prezydenta, Łódź ul. Piotrkowska 113;
   Przesyłka ze zgłoszeniem zewnętrznym wystąpienia naruszenia prawa musi zawierać dopisek „Pełnomocnik Prezydenta Miasta Łodzi ds. Osób Zgłaszających Naruszenia Prawa - do rąk własnych”;

2. Drogą mailową na adres sygnalistazewnetrzny@uml.lodz.pl;
3. Telefonicznie pod numerem (42) 272-61-43;
4. Osobiście – ul. Piotrkowska 113, 90-430 Łódź, piętro III, pok. 317;

Powyższe drogi odbierania zgłoszeń zewnętrznych przez Pełnomocnika ds. Osób Zgłaszających Naruszenia Prawa gwarantują bezpieczeństwo oraz poufność obsługi zgłoszeń zewnętrznych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem nieuprawnionych osób oraz umożliwiają przekazanie informacji Pełnomocnikowi z zachowaniem wszelkich standardów ochrony danych osobowych osoby Zgłaszającej. Osoba Zgłaszająca ma możliwość aktualizacji przekazanych danych oraz ich uzupełniania.

Korzystanie z zewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń może nastąpić po uprzednim dokonaniu zgłoszenia za pośrednictwem wewnętrznego kanału lub od razu za pośrednictwem kanału zewnętrznego.

Zgłoszenie zewnętrzne w formie pisemnej powinno zostać przekazane na specjalnie przygotowanym formularzu stanowiącym Załącznik do Regulaminu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, którego wzór znajduje się tutaj: Załącznik do Regulaminu

W celu efektywnego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji odnośnie ich podjęcia, zaleca się, by osoba Zgłaszająca wskazała co najmniej:

1. Dane personalne osoby Zgłaszającej;
2. Dane kontaktowe (w postaci telefonu, e-maila lub adresu korespondencyjnego) osoby Zgłaszającej;
3. Dane personalne osoby, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne;
4. Przedmiot naruszenia/opis zdarzenia.

Wszystkie zgłoszenia zewnętrzne podlegają analizie i są prowadzone z zachowaniem należytej staranności, niezależności i obiektywizmu. Zgłoszenia zewnętrzne analizowane są przez Pełnomocnika upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych. Upoważniony Pełnomocnik jest zobowiązany do zachowania tajemnicy.

Niniejsze informacje przeznaczone są dla pracowników, byłych pracowników, osób ubiegających się o zatrudnienie, osób świadczących pracę na rzecz Urzędu Miasta Łodzi oraz Miejskich jednostek organizacyjnych na innej podstawie niż stosunek pracy, stażystów, wolontariuszy oraz osób pracujących pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, którzy uzyskali informacje na temat możliwych naruszeń w kontekście związanym z pracą.

Zgłaszającemu, zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie, zapewnia się ochronę przed działaniami odwetowymi pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

Osoba, która dokonała zgłoszenia zewnętrznego, zostanie zwrotnie poinformowana o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodach takich działań w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego lub w uzasadnionych przypadkach 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym Zgłaszającego przed upływem terminu 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, chyba że Zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Zgłaszający, który spotkał się z jakimikolwiek działaniami odwetowymi będącymi lub mogącymi być konsekwencją dokonania zgłoszenia zewnętrznego, powinien niezwłocznie poinformować o tym fakcie Pełnomocnika. Takie zdarzenie zostaje objęte odrębnym postępowaniem, prowadzonym przez Pełnomocnika z udziałem Sekretarza Miasta Łodzi, w sposób zapewniający najszerszą możliwą ochronę Zgłaszającego. Jeśli zgłoszenie zewnętrzne lub działanie odwetowe dotyczy Wiceprezydenta Miasta Łodzi, Sekretarza Miasta Łodzi, Skarbnika Miasta Łodzi, w postępowaniu wyjaśniającym uczestniczy Prezydent Miasta Łodzi.

Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że Zgłaszający/Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie zewnętrzne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.

Rzecznik Praw Obywatelskich przyjmuje i rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 pkt 1-16 ustawy o ochronie sygnalistów, dokonuje ich wstępnej weryfikacji i przekazuje je organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych. Szczegółowe informacje dotyczące dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich są dostępne pod adresem: https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/sygnalisci.

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Zarządzenie Nr 2803/2024 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 grudnia 2024 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych