Urząd Miasta Łodzi przyjmuje następujące typy nośników danych:

• dysk CD (CD-RW) lub DVD (DVD-RW),
• pamięć flash,
• dysk USB.

Akceptowane są następujące struktury fizyczne dokumentów elektronicznych:

1. do danych zawierających dokumenty tekstowe lub tekstowo-graficzne lub multimedialne- formaty danych, umożliwiające ich przeglądanie i drukowanie przy użyciu popularnych przeglądarek i edytorów: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, Open XML (.docx, .xlsx, .pptx),.csv;
2. do danych zawierających informację graficzną - formaty danych: .jpg (.jpeg), .geotiff, .tif (.tiff), .png, .svg;
3. do danych zawierających informację dźwiękową lub filmową: .wav, .mp3, .avi, .mpeg (.mpg), .mp4 (.m4a, mpeg4), .ogg, .ogv;
4. do kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów elektronicznych: .zip, .tar, .gz (.gzip), .7Z;
5. do określenia struktury i wizualizacji dokumentu elektronicznego:
• do definiowania układu informacji: .xml, .xsd, .gml, .rng;
• do przetwarzania dokumentów zapisanych w formacie XML: .xsl, .xslt;
6. do tworzenia stron WWW: .html, .xhtml, .css
7. do elektronicznego podpisywania i szyfrowania dokumentów elektronicznych: TSL,  XMLsig, XAdES, PAdES, CAdES, ASIC,XMLenc.

Jeżeli wymagane jest potwierdzenie dokumentem w postaci papierowej doręczenia dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych, to w przypadku konieczności przekazania większej liczby załączników (powyżej 1) należy je spakować do pliku o rozszerzeniu .zip, .tar, .gz (.gzip), .7Z.

Inne wymagania:

1. Dokumenty elektroniczne przekazane do Urzędu powinny być opatrzone zgodnymi z prawdą:
1. imieniem i nazwiskiem,
2. adresem korespondencyjnym.
2. Dokumenty elektroniczne zawierające wirusy lub inne potencjalnie niebezpieczne elementy będą automatycznie odrzucane i nie zostaną przyjęte przez pracownika Urzędu.