Ocena wniosków (ofert) przebiega dwuetapowo:
oceny formalnej dokonują wyznaczeni urzędnicy - polega na sprawdzeniu wniosku (oferty) przez pracownika urzędu zgodnie z kryteriami zawartymi w Karcie Oceny Formalnej Oferty. Sprawdza się m.in., czy oferta została złożona w terminie i przez generator; czy potwierdzenie złożenia oferty zostało złożone w terminie i czy zostało czytelnie podpisane przez upoważnione osoby; czy załączono obowiązkowe załączniki (o ile były wymagane).
oceny merytorycznej i rekomendacji do dofinansowania wybranych ofert dokonują komisje konkursowe - w jej skład wchodzą – po równo – co najmniej dwie osoby ze strony społecznej i dwoje urzędników. Członkowie komisji konkursowej nie powinni mieć konfliktu interesów z organizacjami, które złożyły oceniane przez nich oferty. Dlatego w skład komisji konkursowej nie mogą wchodzić przedstawiciele organizacji pozarządowych, których oferta będzie opiniowana przez tę komisję.
Komisja konkursowa zapoznaje się z wnioskami o dotacje (ofertami) elektronicznie, przez internet, za pomocą generatora witkac.pl, choć w uzasadnionych przypadkach możliwy jest dostęp do formy papierowej, w siedzibie biura lub wydziału.
Organizacje pozarządowe mogą zgłaszać swoich przedstawicieli do prac w komisjach przez cały rok. Trzeba tylko wypełnić formularz i przesłać go do Biura Aktywności Miejskiej. Formularz w linku poniżej: