REGULAMIN PRACY Komisji Dialogu Obywatelskiego ds. kultury

(przyjęty uchwałą w dniu 28 stycznia 2021 roku)

Komisja Dialogu Obywatelskiego ds. Kultury (dalej: Komisja) - ciało doradcze i inicjatywne, powołane przez organizacje pozarządowe, działające w obszarze kultury.

Członek Komisji - organizacja pozarządowa, która wyraziła chęć przystąpienia do właściwego KDO poprzez złożenie “Deklaracji woli przystąpienia do Komisji Dialogu Obywatelskiego ds. Kultury” do Biura ds. Partycypacji Społecznej w Departamencie Partycypacji Społecznej i Kultury Urzędu Miasta Łodzi i została pozytywnie
zweryfikowana.

Zebranie Członków Komisji (dalej: Zebranie)- do zwołania zebrania nie jest wymagane quorum. Wszyscy członkowie KDO muszą być poinformowani o proponowanym terminie zebrania, na adresy @ podane do korespondencji.

Prezydium Komisji (dalej: Prezydium) - organ kierowniczy Komisji, składający się z Przewodniczącego/ -ej, Zastępcy przewodniczącego/ -ej, oraz Członka/ -ini

Organy Komisji - organami Komisji są: Zebranie Członków Komisji (dalej: Zebranie) oraz Prezydium Komisji (dalej: Prezydium).

§ 1. Cele Komisji Dialogu Obywatelskiego ds. kultury

1. Komisja jest zespołem o charakterze inicjatywnym, doradczym, opiniodawczym i konsultacyjnym.

2. Głównymi celami Komisji są:

a) inicjowanie działań i występowanie do władz miasta Łodzi (w tym z wnioskami) w sprawach dotyczących        obszaru działań Komisji;
b) wspieranie oraz monitorowanie strategii rozwoju kultury w Łodzi oraz innych dokumentów operacyjnych        związanych z obszarem kultury zawartych w dokumentach strategicznych Urzędu Miasta Łodzi;
c) inicjowanie procesów związanych z tworzeniem dokumentów, współtworzenie i opiniowanie dokumentów i     projektów aktów prawnych wydawanych przez władze miasta Łodzi, związanych z zakresem działań Komisji;
d) diagnozowanie oraz monitorowanie potrzeb i rozwiązań w kontekście działania na rzecz kultury w Łodzi, a także pozostałych priorytetowych zadań publicznych związanych z zagadnieniami kultury;
e) zwiększenie uczestnictwa organizacji pozarządowych i instytucji w tworzeniu i realizacji polityki rozwoju kultury, działających w jej obszarze;
f) wzajemna współpraca, wsparcie oraz dzielenie się własnymi doświadczeniami poszczególnych organizacji pozarządowych aktywnych w obszarze kultury w Łodzi;
g) reagowanie na bieżące kwestie i problemy związane z kulturą;
h) delegowanie przedstawicieli/-lek KDO lub reprezentantów/-ek KDO z organizacji eksperckich do udziału w komisjach konkursowych rozpatrujących oferty o przyznanie dotacji o ile nie ma innego trybu;
i) delegowanie przedstawicieli/-lek KDO lub reprezentantów/-ek KDO z organizacji eksperckich do zespołów do spraw oceny realizacji zadania publicznego o ile nie ma innego trybu;
j) delegowanie przedstawicieli/-lek KDO lub reprezentantów/-ek KDO z organizacji eksperckich komisji konkursowych na stanowiska kierownicze miejskich instytucji kultury o ile nie ma innego trybu;
k) delegowanie przedstawicieli/-lek KDO lub reprezentantów/-ek KDO z organizacji eksperckich do komisji stypendialnych o ile nie ma innego trybu;
l) współpraca z pełnomocnikiem Prezydenta ds. Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi oraz Łódzką Radą Działalności Pożytku Publicznego
m) konsultowanie projektów ogłoszeń konkursowych dla organizacji pozarządowych w obszarze działalności KDO
n) uzgadnianie wspólnie z przedstawicielami właściwej komórki organizacyjnej zakresu priorytetowych zadań publicznych zlecanych organizacjom pozarządowym w obszarze działalności KDO.

§ 2. Członkostwo w Komisji

1. Członkami/-iniami Komisji są przedstawiciele/-ki organizacji pozarządowych lub podmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (dalej: podmiot), a ich cele statutowe lub realizowane zadania są w obszarze kultury
2. Organizacje pozarządowe lub podmioty należące do Komisji reprezentowane są przez min. jedną osobę.
3. Przedstawiciel organizacji lub podmiotu, zgłaszającej akces wstąpienia do Komisji, jest zobowiązany/-a wypełnić formularz akcesyjny tj. Formularz przystąpienia do Komisji Dialogu Obywatelskiego ds. Kultury i złożyć go zgodnie z trybem określonym przez Urząd Miasta Łodzi.
4. Wystąpienie z Komisji następuje po pisemnym złożeniu wniosku zgodnie z trybem określonym przez Urząd Miasta Łodzi.
5. Korespondencja z Członkami Komisji odbywa się drogą e-mailową na adresy podane w formularzu przystąpienia do Komisji Dialogu Obywatelskiego ds. Kultury. Członkowie komisji mają obowiązek poinformować
Przewodniczącego Prezydium Komisji w przypadku zmiany adresu e-mail.
6. Lista Członków jest aktualizowana na pierwszym zebraniu Komisji w nowym roku kalendarzowym.

§3. Udział w pracach Komisji

1. Przynależność, jak i rezygnacja z prac w Komisji ma charakter dobrowolny.
2. Przedstawiciele organizacji lub podmiotów będących Członkami Komisji, wykonują swoją pracę społecznie.
3. Nieobecność I brak aktywności przez więcej niż 5 spotkań może skutkować usunięciem ze składu KDO po podjęciu stosownej uchwały przez członków KDO.

§4. Zebranie Członków Komisji

1. Komisja pracuje na Zebraniach. Termin oraz miejsce Zebrania ustalane są przez Prezydium oraz przekazywane Członkom do wiadomości drogą e-mailową na wskazane adresy co najmniej na 2 tygodnie przed Zebraniem.
2. Zebranie jest organem o uprawnieniach wnioskodawczych i uchwałodawczych.
3. Zebrania prowadzi Przewodniczący Prezydium.
4. Przewodniczący Prezydium może wyznaczyć inną osobę prowadzącą Zebranie.
5. W Zebraniach mogą uczestniczyć z głosem doradczym osoby zaproszone przez Członków Komisji lub osoby, które przyszły na spotkanie a nie są Członkami Komisji.
6. Termin, planowany porządek i miejsce kolejnych Zebrań ustala Przewodniczący w konsultacji z Członkami KDO.
7. Członek komisji ma prawo wnieść do porządku posiedzenia istotne dla działalności Komisji sprawy, najpóźniej przy przedstawianiu programu spotkania.
8. Zebrania są zwoływane według potrzeb, jednak nie rzadziej, niż raz na 2 miesiące z wyłączeniem okresu wakacyjnego.
9. Zebrania mogą odbywać się w formie stacjonarnej lub online.
10. W celu usprawnienia swoich prac Komisja może powoływać zespoły robocze.
11. Dla ważności uchwał Komisji podczas Zebrania wymagana jest obecność przynajmniej jednego Członka Prezydium.
12. Każda organizacja i podmiot ma prawo do jednego głosu i przysługuje jej jeden mandat do głosowania podczas Zebrania Komisji.
13. Decyzje Komisji zapadają w głosowaniu jawnym większością głosów bez względu na liczbę obecnych Członków.
14. W przypadku równej liczby głosów, głos decydujący ma Przewodniczący Prezydium lub w przypadku nieobecności Przewodniczącego, jego zastępca lub przypadku nieobecności zastępcy Przewodniczącego trzeci członek prezydium.

§ 5. Głosowania poza Zebraniami Komisji

1. Głosowania na przedstawicieli i reprezentantów Komisji (określonych §1. Pkt 2 podpunkty i-l ) mogą odbywać się poza Zebraniami Komisji poprzez przygotowany przez Prezydium formularz online.
2. Prezydium informuje Członków Komisji drogą elektroniczną (forma e-mail) o możliwości zgłaszania kandydatur i o planowanym głosowaniu i co najmniej na 5 dni przed głosowaniem.
3. Każda organizacja i podmiot ma prawo do jednego głosu i przysługuje jej jeden mandat do głosowania w tym trybie.
4. Po każdym głosowaniu w tym trybie do Członków Komisji przesłany zostaje protokół głosowania.

§ 6. Prezydium Komisji

1. Prezydium Komisji jest organem wykonawczym Komisji.
2. Kadencja Prezydium Komisji trwa jeden rok.
3. Prezydium Komisji składa się z 3 Członków: Przewodniczącego Prezydium, Zastępcy oraz Członka Prezydium wybieranych w 3 osobnych głosowaniach. Osoby kandydujące do Prezydium muszą być obecne podczas głosowania.
4. Skład Prezydium Komisji ustalany jest w drodze jawnego głosowania podczas pierwszego Zebrania Członków Komisji po wygaśnięciu kadencji poprzedniego Prezydium, nie później niż 30 dni od daty zakończenia kadencji.
5. Członkowie Komisji zgłaszają kandydatów na członków nowego Prezydium nie później niż 14 dni przed zebraniem Komisji poświęconym wyborom nowego Prezydium.
6. Do zadań Prezydium Komisji należy:
a. kierowanie bieżącą działalnością Komisji;
b. reprezentowanie Komisji na zewnątrz;
c. opracowywanie porządku obrad oraz zagadnień na Zebranie Komisji;
d. planowanie zadań i prac Komisji;
e. nadzór nad opracowywaniem sprawozdań rocznych i przekazywanie ich do Pełnomocnika Prezydenta ds. Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi oraz Dyrektora Właściwej komórki/jednostki UMŁ do
31 stycznia;
f. zwoływanie Zebrań Członków Komisji;
g. nadzór nad opracowywaniem protokołów z Zebrań zawierających uchwały Komisji w terminie do 14 dni po Zebraniu;
h. prowadzenie aktualnej listy Członków Komisji;
i. przesyłanie Pełnomocnikowi: regulaminu, zarysu rocznego planu pracy oraz aktualnych informacji o składzie prezydium, terminach Zebrań;
j. udostępnianie Członkom dokumentacji prac Komisji na bieżąco w formie online.
7. Członkostwo w Prezydium wygasa z chwilą upływu rocznej kadencji, złożenia rezygnacji lub odwołania Członka Prezydium przez Komisję.
8. Członek Prezydium może być odwołany przed upływem kadencji na wniosek co najmniej jednego Członka Prezydium lub 3 Członków Zebrania w wyniku podjętej przez Zebranie uchwały, w związku z:
a. trwałą niezdolnością do sprawowania funkcji;
b. istotnego złamania postanowień regulaminu;
c. niewłaściwego wypełniania funkcji.
9. Członek Prezydium może zrezygnować z Członkostwa przed upływem kadencji składając Prezydium pisemną rezygnację.
10. W przypadku odwołania lub rezygnacji jednego Członka Prezydium brakująca osoba zostanie wybrana w drodze jawnego głosowania podczas najbliższego Zebrania Członków Komisji.
11. Prezydium Komisji podpisuje Uchwały Zebrania Komisji oraz prowadzi korespondencję w imieniu Komisji.